出国留学和给教授写电子邮件是每个国际学生都必须经历的事情。无论是与教授预约、提问还是表达感谢，都必须通过电子邮件进行。一封像样的电子邮件既可以帮助您实现目标，也可以给您的教授留下良好的印象。
但是一封像样的电子邮件绝不像您想象的那么容易。恰当的标题、准确的句子、完美的语法和正确的手语都需要引起学生的注意，这些良好习惯的养成也将有利于未来的职业发展。那么，如何写一封像样的邮件呢？笔者在这里一一为您解答。
一、如何称呼教授
每个教师都有不同的头衔，即“头衔”：“助理教授”、“副教授”或“教授”或“讲师”。那么问题来了，你在写题目的时候需要很具体，有没有老师的职称？答案是否定的。
大多数教授不希望你用他的头衔来定义和描述他。老师的头衔无关紧要，任何教授都会感谢您在电子邮件中表现出适当的尊重。那么你应该怎么称呼你的老师呢？
一般来说，如果你使用这个公式是绝对没有问题的。“亲爱的姓教授。” 或者如果你确定老师有博士学位，你也可以写：“Dear Dr Last-name”。当然，如果你的教授是女性，你也可以使用“Mrs.”。或“女士”。” . 需要强调的是，前者只适合已婚女性，如果不确定她的婚姻状况，最好选择后者。
除非他要求你，否则永远不要使用你老师的姓氏。对于许多重视礼貌的教授来说，即使是“亲爱的吉姆·格林”也是一个不尊重的词。最后但同样重要的是，一定要检查你的名字拼写是否正确，你不希望你的老师在你看到电子邮件的那一刻就对你产生不好的印象。
二、准确清晰地填写邮件主题
教授们往往很忙。如果您希望您的电子邮件实现快速有效的沟通，一个好的电子邮件主题行是必不可少的。如果您以前没有处理过电子邮件，则默认方法是：您的课程名称、您的课程时间和您的电子邮件主题。例如：“medi5001，周二讲座 4pm-6pm，关于项目数据收集的问题”。这是一个非常明确的电子邮件主题。只需要看邮件的主题行，教授就可以对你的邮件内容和你是谁有一个更清晰的认识。
永远不要发送没有主题的电子邮件。
三、简短而有礼貌地描述你发邮件的原因
包含两点：
1、再次自我介绍。比如所学的课程、课程时间等。
2、 简要描述消息的原因。
示例文本如下：
亲爱的哈内斯教授，
这是你在星期二下午 4 点到 6 点为媒体课写的 XXX。我很抱歉上周二缺课，我有一个家庭紧急情况需要处理。我希望您能就我错过的材料给我做笔记。
四、如果遇到可能的问题，可以提出解决方案
在写邮件的过程中，需要考虑到可能出现的问题，并提出一个相对可行的解决方案。
例如：
亲爱的哈内斯教授，
这是你在星期二下午 4 点到 6 点为媒体课写的 XXX。我很抱歉上周二缺课，我有一个家庭紧急情况需要处理。我希望您能就我错过的材料给我做笔记。
如果您无法就我错过的材料给我做笔记，您班上是否还有其他学生可以指导我找到可以提供帮助的人？
五、避免中国思维
按照大多数中国学生的思维方式，在向教授提问或发出邀请时，直截了当往往是粗鲁的。我们的习惯是先绕过没有的，然后再回到主题。或者，如果同时有几个问题要问，中国学生也习惯于把最重要的问题放在最后而不是第一个。作者曾经有过这样的尴尬。我同时发了三个问题，最后一个是最后最重要的一个。结果教授只回答了前两个。在决定写作结构和确定问题的优先级时，我们需要考虑两件事：
1、老外习惯认为第一个是最重要的，最后一个不是相反的，否则不会有last but not least这句话；
2、教授的时间很紧，更期待看到清晰的邮件。
所以，下次写邮件的时候给领导发邮件 用 参阅 合适吗，同学们一定要记住，直截了当，把重点放在第一位，效率很高，不失礼貌。（当然给领导发邮件 用 参阅 合适吗，别忘了先自我介绍）
六、看你的签名
您的全名，包括名字和姓氏。这里需要注意的是，如果你的邮箱名也是你的名字，请保持两者一致。
对于大多数中国学生来说，你的学校邮箱往往就是你的中文名字。并且有些同学喜欢在邮件末尾签上自己的英文名字，不推荐。保持这两个名字相同，以避免混淆教授。
七、 仔细检查以避免错误
电子邮件一旦发送就无法取回，并且您不想用语法问题给教授留下深刻印象。所以语法检查很重要。多读几遍，如果还是不行，就用一些语法检查软件，以免出错。
当然，除了语法，语气、邮件结构、目的明确等都需要反复确认。
