上周五，我收到了一封 CC 公司范围内的电子邮件。我以前读过这封电子邮件，但我没有太注意它。当它今天再次出现时，我觉得它对我自己和经常需要写电子邮件的专业人士都很有价值。这是我们集团公司创始人汤姆施耐德先生写给全公司每一位同事的信。他列出了写 20 点电子邮件的规则，它们实际上是每一个字。无论你是职场新人还是资深专业人士，这些 17 点电子邮件规则都值得一看。
作为搬运工，我翻译了 20 点电子邮件规则。对不起我的英语不好。当然，我会把英文原文放在最后，供大家参考。
亲爱的，
是时候提醒同事注意邮件规则了。请仔细阅读邮件规则并遵守。
1.最好的电子邮件是不要写。在许多情况下，如果地点允许，面对面的对话比电子邮件更好。原则上，我们不会向同一办公室的同事发送电子邮件。
2.电子邮件通讯的语言是英语。 （很多外国公司都有这个要求）
3.撰写和回复邮件的最佳字体是 Arial 12 (Microsoft Yahei 12)
4.您必须在收到电子邮件后 24 小时内回复。这表明了对其他同事和其他公司的尊重。如果我们不能及时准确地回复别人，回复“我会在xx天内回复你”也足够了。
5.明智地选择在您的电子邮件中抄送谁。您的抄送同事可能根本不想看到这封电子邮件。你必须问你的同事我是否应该抄送你的每封电子邮件？或者我可以抄送什么样的邮件给你？这里的一位同事给出了一条建议：在发送电子邮件之前必须考虑一件事，电子邮件发件人必须考虑将合适的人放在 CC 栏中。不要抄送根本不参与此事的同事。
6.关于使用“亲爱的所有人”。仅当您希望收到通知时，才能在电子邮件中调用“亲爱的所有人”。如果您只需要一个动作或一个答案，“亲爱的”是必须的。在这种情况下，您需要使用 Dear so-and-so。
7.如果你和某人有问题，并且在对话中需要每个人的作业表，只有在你可以宣布解决方案/答案后才将他们带回来。
8 如果您只是想简单地感谢某人并从团队中分离出来，除非该人对公众做了出色的工作。鼓励这种情况。
9.如果你有令人振奋的消息想告诉人们一个好订单或好事发生，你可以抄送尽可能多的人——这种情况是值得鼓励的。
10.如果你觉得有人有问题想批评他，不要抄袭。最好亲自与他交谈。
11.避免将大文件作为附件发送。想象一下，当人们出差时，使用互联网数据，自带热点或慢速 WiFi。下载大文件附件既费时又费钱。 DOC或PPT之类的文件最好先转成PDF再发送，图片最好压缩到150-300KB。
12.Blind Copy (BCC)，即第三方的盲复制。我们的 ISA 集团不存在这样的文化和理念。我们不希望其他人秘密参与谈话，如果您有话要说，请公开发言。
13.我始终牢记一条电子邮件规则给领导发邮件 用 参阅 合适吗，即电子邮件的主题与内容一样重要。简洁明了的主题行能迅速引起收件人的注意。当您需要再次查看此电子邮件时，您可以轻松搜索它。另一点是应该使用适当的优先级。在紧急情况下，明智的做法是选择更高的优先级。毫无疑问，与普通电子邮件相比，电子邮件收件人更愿意打开和标记带有感叹号的电子邮件。
14.“收件人”字段中只有一个人，然后该人将直接回复此电子邮件。当所有者的姓名在“抄送”字段中时，则此电子邮件只能视为通知电子邮件。如果您希望某个特定的人回复您，您必须确保他在“收件人”字段中。
保持您的信息简短且直截了当。传达信息或问题的最佳方式是像子弹一样直接，而不是像纸一样。
15.在回复所有人之前，发件人必须弄清楚是否需要这样做。 （很多人都犯了这个错误。他们只是点击“回复所有人”而不考虑许多收件人不需要它的事实。
邮件没有主题。重要的电子邮件必须有主题。很多人通常会忽略电子邮件的主题。
有些人喜欢在一些重要信息中使用“首字母”。一些同事可能不熟悉这些缩写，并花时间查找它们，这可能会令人沮丧。
16.我发现很多同事都不知道“TO”和“CC”的正确使用方法，谁应该放“TO”，谁应该放“CC”，这就需要下功夫了他们叫了某人的名字，把他放在 CC 列，然后把许多其他名字放在 TO 列。
17.关于自动回复。如果您在自动回复列表中但不想接受，请向您的 IT 部门寻求帮助。
18.发邮件前要考虑一件事，发邮件的人需要考虑把合适的人放在抄送一栏，千万不要把不涉及这件事的同事放在抄送一栏列。
19.在与不同的人分工协作期间，不要同时打开新邮件讨论同一个问题。继续进行电子邮件讨论，直到问题结束。如果您需要在讨论中添加新人，请在最新的可用电子邮件中抄送他。
20.有些邮件没有主题，很难承认。因此，电子邮件必须有明确的主题行。
是时候提醒大家注意邮件规则了！
请仔细阅读以下内容并遵守规则。
电子邮件规则
1
最好的电子邮件是你不写的。在许多情况下，如果位置允许，与其他人交谈会更好。在同一个房间内发送电子邮件原则上应该是 NO NO
2
电子邮件通讯使用英语。
3
书写和应答模式的字体应为 Arial 12
3
电子邮件应在 24 小时内回复。这是对另一方的尊重。如果无法立即给出答案，则“我会在 X 天内回复您”就足够了
2
谁要抄送你的邮件：明智地选择！您可能将实际上不想要的人放在 CC 上。问你的同事！ “我要在每封电子邮件上抄送你吗？” , 或者“你想让我在什么样的邮件上抄送你？”这里有一位同事的建议：还有一件事，发件人在发送电子邮件之前，应该考虑把合适的人放在抄送中，不要抄送不合适的人直接涉及到电子邮件。
3
“Dear all”：仅当您想通知（例如访问报告或电子邮件规则等）时，在邮件中称呼“Dear all”才适用。如果您需要执行操作并且需要回复“Dear all”是No-No.You需要解决它：亲爱的X
4
如果您对某人有疑问，请在对话期间将所有人从通讯组列表中删除，并且只有在您可以宣布解决方案/答案时才将其重新添加。
5
如果您只是想感谢某人，请将所有人从分发列表中删除，除非您想向公众赞扬某人的出色工作 - 这是我们鼓励的
6
如果你有一个令人兴奋的消息要告诉你，比如收到了一份好订单，发生了一件好事，你可以复制尽可能多的人 - 这是我们鼓励的
7
如果你对一个人有问题想批评，千万不要抄袭任何人，最好直接和那个人交谈。
8
避免将大文件作为附件发送。想想很多人都在旅行并依赖调制解调器、热点或慢速 WI-FI。下载大文件可能会非常昂贵。也很费时间。 DOC、PPT 等文件最好以 PDF 格式发送。将图片大小调整为 150-300 KB。
9
密件抄送：这是第三方密件抄送。这不是 ISA 的文化和理念。我们不会让其他人偷偷参与谈话。开口说话！
10
嗨，汤姆，
- 我心中的一条规则，主题和内容一样重要。
一个简短但清晰的主题可以在不到一秒钟的时间内引起接收者的注意。并且最好在需要搜索邮件的时候使用。
- 另一个是，应该使用适当的优先级。
对于这种紧急情况，选择高优先级选项很有意义。毫无疑问给领导发邮件 用 参阅 合适吗，收件人会比其他人先打开带有感叹号的电子邮件
11
• 只有“收件人”字段中的人才能直接回复电子邮件。 “抄送”中的所有名称都可以将邮件视为信息。如果您希望得到某个特定人员的回复，请确保他/她位于“收件人”字段中。
• 保持邮件简单。直奔主题。最好将信息或问题作为要点来传达，而不是写一篇长文
12
1. 在回复所有人之前，发件人必须考虑是否有必要。 （很多人都犯了这个错误——他们只点击“回复所有”，而收件人不需要内容
2. 没有主题的电子邮件：重要的电子邮件应该有明确的主题——人们通常会忽略没有主题的电子邮件
3. 一些重要的电子邮件，但有些人通常使用“首字母缩略词”。有些人不熟悉这一点，花时间找到意义并感到沮丧
13
我发现很多同事发来的邮件，他们不知道如何正确分配邮件地址到TO和CC。
他们调用 X 名称，但他们在 CC 循环中使用 X 名称与许多其他 i/o TO。
14
自动生成的报告：您是否在列表中但不想要 - 请通知 IT！
15
还有一件事，发件人在发送邮件之前，应该考虑将合适的人加入抄送，不要抄送与邮件没有直接关系的人。
16
不要针对一个问题启动并行电子邮件线程，分发列表中有不同的人。保持一个电子邮件线程滚动到最后。如果您需要在分发列表中包括一个新人，请回复最后一封可用的电子邮件。
17
有些电子邮件没有主题 - 很难管理。因此：电子邮件应该带有明确的主题！
致以最诚挚的问候
汤姆·施耐德
总裁兼首席执行官
ISA TanTec 有限公司
