Excel 是营运人的高频办公工具,但很多人都认为自己笔记本的 Excel 很慢,影响自己的工作效率,搞不好还要加班!
今天给你们剖析一下,Excel 为什么会“慢”?怎么能够让你的 Excel 快上去?
Excel 启动慢
启动慢的话,可能有多方面的缘由,以下分别讲下:
插件加载
如果给 Excel 安装的插件太多,或一些插件“太重”,都会造成 Excel 启动慢!
Excel 在每次启动的时侯,都会有个启动界面,如果你看见界面中写着“正在打开:XXX”,就表示正在加载某个插件。如果某个插件时间过长,就证明是插件加载造成 Excel 启动慢了。
Excel启动界面
解决方式:删除不必要的插件,按须要去自动启用不常用的插件。删除插件可以使用插件自身的卸载功能完成,如果是暂时禁用一些不常用的插件,可以先在COM 加载项、或Excel 加载项中取消勾选,当你有须要用到时再勾选它即可,功能在开发工具中,如图:
开发工具中管理加载项
如果你装了个别插件后,导致 Excel 根本没法正常启动;或者虽然能步入 Excel,但未能取消勾选个别插件。这时你可以试试用安全模式启动 Excel,启动后再去操作取消勾选插件。
Excel 安全模式启动:先按住鼠标的 Ctrl 键不放,再双击 Excel 程序图标或某个 Excel 文件的图标,然后才会有弹窗寻问你,选【是】即可启动安全模式。
Excel安全模式
还有一个启动安全模式的办法,就是用系统的【运行】功能,按按键上的Windows+R呼出运行窗口,然后输入excel -safe(注意-号前有一个空格)
打印机联接
当你的 Excel 设置了默认打印机后,Excel 每次启动时就会去尝试联接它。但是若果因为网路故障、驱动程序受损、打印机更换或死机、电脑搬迁等等缘由,此时 Excel 就会与默认打印机断掉了联接。
但是 Excel 仍然每启动时都去联接的话,那都会造成 Excel 要始终尝试联接打印机,直到最后超时了能够联接上,所以才会造成启动慢。
解决方式:在 Excel 中可以修改默认打印机,建议修改为一些虚拟打印机,例如下图中的“Microsoft Print to PDF”就是虚拟的打印机了。或者假如你去修补网路等问题,确保可以正常与默认打印机的联接。
Excel默认打印机设置
浮动对象
”浮动对象“,就是指可以在工作表的单元格之上的内容,即一些可以自由联通的对象,例如:形状、文本框、图片、控件、图表、嵌入文件等
如果你从网站和其他应用程序中,复制内容并粘贴至 Excel 时,就容易会将一些隐藏对象粘贴到了 Excel 文件中,太多的浮动对象也会导致启动慢。
要确定某个 Excel 文件中是否有浮动对象,可以打开“选择窗棂”进行查看,快捷键是Alt+F10,“选择窗棂”界面中就可以看见当前工作表中的形状列表,选择并删掉不必要的形状就可以了。
选择窗棂
如果要一次性清理当前工作表中的所有形状,请按Ctrl + G,选择“定位条件”,然后选择“对象”,即可选中所有的形状,最后按 ”Delete“ 就可以全部删掉了。
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文件太大
确实由于文件中的数据太多,导致文件的 Size 很大,例如超过 20M,甚至上百 M 的文件,启动这种重量级文件其实会让 Excel 更慢!
优先建议用降低数据的方法来精简文件大小,例如把数据源和报表分离,或大报表分拆成多个小报表
如果文件还是很大的话,还有一个办法可以尝试:
把 Excel 文件另存为扩展名.xlsb格式进行保存,保存后文件会马上变小一些,实现1秒减肥!而且使用这些二进制格式保存文件,加载时间也会更快,这种格式文件还可以储存 VBA 代码的,和.xlsx 在日常使用上并无区别。
但要注意 wps 中未能打开 xlsb 文件,或者这些格式通常难以上传到公司的系统中。
以上这种情况,就是一些常见的启动慢的缘由,逐步去排除,将可帮你解决 Excel 常见的启动慢问题。
Excel 计算响应慢
启动 Excel 后,进入到工作表里,有时会出现响应慢的问题,相信你们深有体会。我总结了一些常见诱因,供你们参考:
跨工作簿引用公式
很多做商品的同学,经常会有这些情况,例如商品档案表在一个文件,然后报表文件中是销售数据表,需要把商品的属性数组匹配过来,就常常用跨工作簿的公式。
也要检测看是否存在一些有链接到其他工作簿或 Internet 临时文件的定义名称,名称中的跨工作簿公式也会让文件响应平缓。
这种跨工作簿公式更新是极其慢的,尽量不要使用!如果一定要用,匹配完成后,请把数据粘贴成值,可以保留第一行的公式,以便须要刷新的时侯填充使用。还有其他一些方案,就是用 PQ 或 SQL 去进行跨工作簿引用。
使用了较多的易失性功能
易失性的意思,就是指造成每次 Excel 重新估算时,都会重新估算的功能或函数。例如有时我们打开一个文件,明明没改动过内容,但 Excel 也会问你是否要保存,这种就是由于文件内有易失性功能或函数。
**易失函数,**常见的比如rand(),randbetween(),indirect(),offset(),cell(),info()等,这些建议不要过多地使用;或者不要过多地引用那些函数的值(即其他函数中引用了这种函数所在的单元格,也会导致重算)
易失功能,例如条件格式,在每次估算时 Excel 都须要评估条件格式,所以在条件格式中使用的任何公式,实际上都是易失的。其他也有一些造成易失的功能,如手动筛选、调整列宽,列宽等功能,当你进行这种操作时,都会造成公式重算。
公式太多(或数组公式)
即使不是易失性函数,但由于文件内数据量过大,例如超过 5 万行的公式运算,当你要进行重算的时侯,也会开始响应平缓。这时也可以用前面介绍的办法,尽量把一次重算后的单元格都粘贴成值,只保留顶行的公式,待有必要更新时,再双击快速填充公式即可。
或者在你编辑过程中,先切换成自动估算模式,等你须要重算公式时,再手工按一下 F9。
计算选项
同时我还有另一个建议是,请不要过多地在工作表里使用数组公式。偶尔用一些简单的数组公式是可以的,还可以让写法更简约,但假如你痴迷进去数组公式中,把公式越写越复杂,那么这些情况会导致估算过程中形成过多的冗余数据,影响响应速率!
而且写复杂的字段公式,也不便捷手动扩充,维护上去很难,容易掉头发!如果你认为一定要用数组公式就能解决的话,那你是时侯开始学习 VBA、Power Query 了!
占用不必要的单元格
可以通过Ctrl+End,可切换至本工作表中使用的最后一个单元格,看看是不是有不正常的情况,以验证表格的实际使用范围。如果存在不正常使用的单元格,请整行或整列删掉不正常使用的部份。
公式的性能上限
如果你都没碰到以上的问题,但还是认为慢的话,那就真的是在传统的公式、透视表中,已达到了 Excel 性能的上限了。这时你就要降低新的工具去提高数据处理效率!例如:
SQL:用来取代跨工作簿引用文件;用来取代 Vlookup 等函数的功能。
VBA:VBA 的使用,可以避免函数的重算问题,提升性能;通过 VBA 内存字段的方式去操作数据,比操作工作表快 n 倍!当然 VBA 还能实现好多公式、传统操作实现不了的 Amazing 功能,关键是你的创意了。
Excel BI:PQ 可实现比 SQL 更丰富的功能,比公式的效率会高一些。PP 是 Excel 内的最佳处理运算”大数据“的工具,几百万行的数据也能快速响应。
硬件问题
硬件的问题我放在最后才讲,主要是在工作场景中我们可能没这么容易去提高硬件配置,如果你早已有一台高配置的办公笔记本,那当然是挺好啦。
如果你如今想向公司申请升级笔记本,首先配置其实是越高越好,但基本配置的底线我感觉是:
CPU:Intel 酷睿 i5 8 代以上
内存:8G 以上
硬盘:必须是固态硬盘
最后
关于 Excel 慢的常见情况,就介绍到这儿,希望对你们有帮助,欢迎你们补充分享!