有一个公司曾经为一家重要的大客户做咨询。在咨询结束时,项目负责人在电梯间遇到了对方的董事长。
董事长问道:“你能否说说一下结果呢?”
电梯从30层到1层只有30秒,在如此短的时间内,项目负责人无法把结果说清楚。最后,公司失去了这个重要的客户。
这便是麦肯锡公司受到沉痛教训后,30秒电梯法则的由来。此法则告诉我们,要用极具吸引力的方式简明扼要地阐述自己的观点,让对方明白你表达的是什么。
如何才能做到这一点呢?
通过《金字塔表达力:用麦肯锡方法提升写作和演讲力(实战图解版)》这本书的学习,我们就能做到这一点。
作者郭力,专注于人力资源和人才发展管理,曾在500强欧美企业从事员工培训发展工作,有着20多年的教育培训经验,开发的相关课程广受好评。
此书以麦肯锡的金字塔原理为基础,拆解结构化思维,让我们达到快速提升思考力、写作力、解决问题能力的目的。
一、用金字塔原理梳理、信息分析
无论是汇报工作还是写作演讲,我们都希望呈现出一个内容丰富,逻辑连贯,表达清晰的结果。这需要收集相关信息,然后对这些信息进行梳理分析。
首先,我们要对获得的信息进行区分,看哪些是观点,哪些是事实。
观点是主观的,没有真假之分,它表达的是个人的价值观和主观偏好,通常会随着人的意志而转移;事实是客观存在的,有真假之分,它是真实发生的事情,通过观察、实验、记录、测量等方式来获得,事实不可否认。
其次,运用金字塔原理(结论先行、自上而下表达、归类分组、逻辑递进),用4个步骤对信息进行梳理:
1、对现有信息进行归类分组,列出要点。
因为人的大脑能记住的信息有限,一次只能记忆不超过7个的思想、概念或项目,对信息归类分组是人的大脑本能。
比如,看到“苹果、裤子、卫衣、香蕉”,人们自然把“苹果、香蕉”分为一组,把“裤子、卫衣”分为一组。
2、对各组信息进行总结概括,寻找共性。
实际收集到的信息很难像上面的例子一样,可以直接看出类别,而是需要把有“共性”的事物归为一组,用一个词来概括整信息。比如,上例中,前面一组的“共性”是水果,后面一组“共性”是“服装”。
3、找出各组信息之间的逻辑关系,得出结论。
对信息进行归类分组,寻找共性是为了方便记忆,倘若组与组之间没有逻辑关系,分组就失去了意义。因此,要找出各组信息之间的逻辑关系,得出结论。
4、构建逻辑清晰的金字塔结构,结论先行。
为了提升阅读效率和增加体验感,必须提前将逻辑关系告诉读者或听众,然后再列出具体的思想,即进行自上而下的表达,才不会造成理解误差。
最后,按照MECE原则(信息间相互独立无重叠,完全穷尽无遗漏),对信息进行分析、检查。做到任一层次的信息必须是其下一层信息的概括;每组信息必须属于同一个逻辑范畴,组中信息按照一定的逻辑顺序来组织。
二、用金字塔原理进行系统思考
金字塔原理采用的是系统思考方式,也就是结构化思考。这种思考方式可以让我们的表达的思想系统化、结构化,更易于让别人理解、记忆。
什么是结构化思维呢?
结构化思维也称框架思维,是以事物的结构为思考对象,由此展开思考、表达和解决问题的一种思考方法。它通过对原来信息进行归类分组,让内容更有条理,问题更加清晰,解决问题更加高效。
结构化思维有3个要素:
1、主题鲜明,有清晰的中心思想
要达到主题鲜明,要求主题不宜过长,以免理解困难;不能脱离主题谈内容,主题要明确表达观点。
2、归类分组,同类信息归为一类
列出所有信息,将相似的分到一组,用一个词概括整组信息的共性,最后查看分组的信息是否属于一个范畴,并确认调整。
3、逻辑递进,横向层次有递进关系,纵向层次有逻辑关系。
横向递进关系包括时间顺序、结构顺序和程度顺序。
时间顺序是按照事情因果来组织信息。
结构顺序也称空间顺序,是指将整体分割为部分或部分组成整体。
程度顺序也称重要性顺序,指将类似事务按照重要性为分一组,从高一到低,从大到小,从重要到次要分组。
演绎推理是从一般到特殊的推理,通常用“三段论”的形式。在大前提和小前提都是“真”的情况下,结论才会为“真”。
比如:
人都是会死的。(大前提)
苏格拉底是人。(小前提)
所以,苏格拉底也会死的。(结论)
除了“三段论”方式,也可以用以下思考步骤进行演绎推理:
第一步,存在的问题或现象;
第二步,产生的问题的原因;
第三步,解决问题的方案。
归纳推理是从特殊到一般的推理。归纳推理应用比演绎推理更广,主要是它更便于读者或听众阅读和理解。
归纳关系中最重要的找到概括组中所有思想的名词,各思想间是并列关系,同组思想有相似的主语或谓语。
比如:
此湖东面有山;
此湖南面有山;
此湖西面有山;
此湖北面有山;
结论:此湖四面环山。
归纳关系中,也包括时间、结构和程度3种顺序。
三、用金字塔原理界定、分析和解决问题
在工作、生活中,我们时常会遇到一些问题,如何高效解决这些问题呢?
要想解决问题,首先要知道问题在哪儿,并对问题进行深入分析,才能找到合适的解决方案。金字塔原理就可以界定问题、分析问题、解决问题,进而帮助我们提升生活和工作质量。
界定问题
问题是现实与目标之间的差距,界定问题就是找到这个差距在哪里,是什么。
首先,要找到问题产生的背景和条件,看问题出在哪个环节。
其次,确定问题处理的现状处于哪个阶段。工作中常见的问题是,知道现状和目标,却不知道我们应该做什么。
第三,提出适当的疑问,疑问通常有以下几种:
1)知道现状必须要改变,却不知目标是什么
2)知道目标,却不知现在是否存在问题,如何做才能实现目标
3)知道现状和目标,却不知如何才能从现状到目标。
4)有解决方案,却不知它是否正确,如何实施。
5)解决方案行不通,下一步如何做。
6)有多个解决方案,该选哪一个更好。
2、分析问题
为了精确找到解决问题的方案,应对问题的结构进行划分,然后假设问题产生的可能原因。再针对性收集资料,以证明或排除导致问题产生的各种原因。
1)工作中遇到的问题,通常有比较清晰的结构或流程,依据这些可以划分问题结构图;
2)按照因果关系来假设产生问题的原因。假设要遵循MECE的“相互独立、完全穷尽”原则;
3)针对每一个假设可能产生的原因收集相关资料,确定此原因是否是导致问题产生的原因;
4)利用鱼骨图确定问题的根本原因;
问题产生的原因可能不止一个,利用鱼骨图(又叫因果图)可以发现问题的根本原因:
把要解决的问题写在鱼骨的头上,将导致问题产生的原因按照相似性归类分组,写在鱼骨上;再针对问题收集资料或邀请相关人员头脑风暴,不断刨根问底,最后确定根本原因。
3、提出解决方案
确定问题的根本原因后,就要针对原因提出解决问题的方案。
许多时候,解决方案可能不止一种,将可能的方案都提出来,作为备选方案。将解决问题的方案按照一定逻辑分层罗列,形成分解树,可以方便我们提出更多的备选方案。
然后用“决策树”对备选方案进一步筛选,选出最佳解决方案。决策树由决策点、状态节点、结果节点构成,它画成后,很像一棵对的树干,故而得名。
最后,还要将解决方案准确有效的传达给执行人员,传达时也遵循金字塔原理中,即先传达解决方案,再说明问题,最后分析原因。在结论先行时,可以选择一定技艺,比如用金字塔原理中的SCQA模型,可以瞬间抓住读者眼球。
写在最后:
本书运用120个要点图解和21个表达场景,告诉我们如何使用金字塔原理中的结构化思维,来解决我们在写作、演讲、商业演示和解决问题等方面遇到的问题,进而提高我们的职场竞争力,值得一读。