很多时候，我们只是参加会议的参加者，目的是看到大牌。那么如果有一天老板让我们自己策划一场发布会，我们该怎么办呢？
这一年，我全权负责或间接协助召开了三场新闻发布会。当我的老板第一次让我策划和执行一个500多人规模的新闻发布会时，我也很困惑。锁起来。幸运的是，经过近两个月的加班和与同事的斗争，我们终于使活动圆满结束。现在回想起来，我想如果你想举办一场成功的发布会，我有以下经验可以和你分享。
举办发布会，我个人总结了一个方法，就是需要三核两线。三个核心是指大会的主题、大会当天的活动和大会的嘉宾。这三个核心直接决定了发布会的档次和人气，所以非常重要。两条线路分别指发布会宣传线和发布会资源落地线。这两行直接关系到发布会能否成功举办。如果你做到了以上几点，那么恭喜你，离成功召开会议不远了。
我个人认为，一场发布会的影响力，关键在于发布会主题、发布会当天和出席发布会的嘉宾这三个核心要素。
一、大会主题
大会主题的意义
会议的主题，就像一篇文章的标题，直接决定了大家想知道这次会议吗？而大会主题的确定，基本奠定了整个大会的大方向和需要传达给目标用户的信息。这个主题是直接划定的，我们希望会议的哪个部分参加会议。比如我主持了一场UC发布会“你的创作更有价值”，传达的意图就很明显了。我们发布会的核心目的是提升自媒体人的创作价值。发布会的核心受众是自信。媒体人。所以，这次大会的主题基本上直接把我的人排除在其他行业之外。
常用会议分类
为了确定会议的主题，我们通常需要了解会议的目的。根据不同的目的，我们可以更准确地确定本次会议的内涵，从而向外界传达更集中的信息。
常见的会议一般根据用途不同分为4类，分别是新产品会议、战略升级会议、合作会议和行业会议。第一类，新品发布会一般是指公司为宣传公司新品而举办的发布会，如苹果公司每年秋季举办的新品发布会。二是战略升级发布会，一般是指公司产品方向或品牌形象发生重大升级，需要对外公布的会议。例如，在UC举办的“新UC筹办信息发布会的步骤有哪些，与媒体共舞”战略升级发布会上，宣布“UC浏览器”正式升级为“UC”，全面升级为“新媒体平台”。大数据”。第三种，合作会议，一般是指两家公司合作或共同出资设立公司并召回会议的会议。比如360和酷派新成立的合资公司举行的发布会。第四类，行业会议，通常是为了促进行业交流而举办的，比如GMIC移动互联网大会。
二、会议专场
会议的组成
会议环节是否有趣合理，是否能吸引众多参与者报名，以及将观众留到最后的重要因素。
对于新闻发布会，我们共同的环节可能包括以下几个部分：领导开场介绍、核心产品演讲、嘉宾分享、启动仪式、圆桌讨论和幸运抽奖。根据整个会议的规模、资源优势和重点，一个会议可以由一个或几个环节组成。比如锤子手机的新品发布会，基本上就是罗总的单口相声表演。他在两三个小时内把新手机从头到尾讲了一遍。因为罗总的独特个性，大家还是会饶有兴致地听这个发布会的。有些发布会因为全程没有亮点，在发布会进行到一半之前，场地可能已经空了一半以上。
设置会议会话的注意事项
在设置会议会话时应注意以下三项。首先，要考虑的最重要的事情是如何巧妙地介绍自己的产品。比如在介绍一款新手机的时候，罗永浩老师打的是情绪牌，小米打的是机身参数牌。两人都在利用发布会，以最合适的方式宣传发布会的亮点。其次，需要考虑会议的亮点。会议的亮点是会议最吸引人的地方。比如在新品发布会上介绍苹果即将发布的iPhone 7，或者发布会上公布重要计划，或者发布会的创意部分。三是发布会时间不宜过长，环节要重点突出。发布会整体时长最好控制在4小时以内，否则时间过长，观众的注意力不会太集中，观众容易流失。而时间过长，主办方需要考虑是否为参会者提供膳食，从而增加了会议的复杂性和成本。对于一些重要的环节，比如介绍新产品，可以设置更多的时间。对于不太重要的链接，例如开场演讲，10-15 分钟，您可以点击直到到达。
最后，在确定了发布会的环节后，制作了发布会流程表。现在几点到几点？此表单可用于控制当天的会话，也可用于通知参与者当天的活动安排。
三、会议嘉宾
会议嘉宾的重要性不言而喻。如果一个新闻发布会有足够大的分量出席，那绝对可以为发布会增色不少。经常有很多观众参加活动，也是为了活动嘉宾的分享。
大会的常见嘉宾可以分为两种，一种是行业领袖，一种是明星。行业领导者通常是行业内最具影响力的人物。这些嘉宾的分享，往往可以提升会议的档次和含金量。名人的出席将大大增加会议的知名度。但是从综合成本和效果来看，一般如果邀请行业大佬，影响力会更集中，效果会更好。
在选择活动嘉宾时，首先要注意的是嘉宾自身的形象内涵和会议的整体搭配，以达到相得益彰的效果。比如主打年轻时尚的vivo手机，发布会邀请了像李易峰这样的小鲜肉作为活动嘉宾，搭配非常好。但小米手机note 2，选择了梁朝伟作为活动嘉宾，个人不太明白两者的强强关联在哪里。其次，您需要注意一次邀请几个候补客人。由于新闻发布会的准备时间通常较长，因此不排除部分嘉宾因时间冲突无法正常出席。所以一定要准备好客人的替代品。很时机，男二也可以兼任男主。
了解了这方面的知识后，我再给大家分享下召开新闻发布会剩下的重要内容，即如何做好新闻发布会的两条线，即新闻发布会宣传线和新闻发布会。发布会资源发布线，有助于发布会更好的落地实施。
四、会议宣传专线
召开新闻发布会，其实就是搭台唱戏。如何让这个节目让更多人观看，那就需要靠喊了。因此，为了让发布会更具影响力，宣传工作就显得尤为重要。按照一般的宣传节奏，发布会的宣传一般分为热身期、召开期和延长期，基本上就是会前、会中、会后。
在建立会议宣传时，首先要了解会议的目的和背景，参会人员的特点和痛点，从而确定整体的传播策略。会议主题完全一致，也可以根据会议主题进行一些扩展。
01、预热期宣传
所有的宣传活动分为线上宣传、线下宣传或两者结合。热身期的宣传也是如此，但为了达到四两的效果，热身期更侧重于网络宣传。
预热期一般是指正式发布会前一周。这段时间交流的主要目的是扩大发布会的气势，向外界传达XX要举办什么样的发布会。 常规线上预热推广包括创意H5推广、倒计时海报推广、病毒视频推广、邀请函推广等。线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等。
▷ 创意H5推广
创意H5一直是人们乐于分享和刷屏的经典素材。制作这类H5的难点在于创意的展现。有时候一个H5做好了，整个热身期就不需要再做其他宣传了。
在我的印象中，今年7月腾讯与故宫合拍的《穿越故宫见你》的H5还是挺有创意的。谈论。明朝皇帝朱棣，变身说唱歌手，戴墨镜，骑马跳舞，自拍，发表情，终于引来腾讯与故宫联合举办Next Idea创新大赛的消息。我个人认为这次H5的内容作为线下展览或者发布会来宣传也是相当不错的。
▷ 倒计时海报宣传
近年来，倒计时海报宣传几乎成为各家互联网公司召开新闻发布会的标准宣传。无非是倒计时海报具有感染力强、宣传转发方便、成本低廉等特点。
发布会倒计时海报，我之前整理了六种玩法，基本涵盖了市面上大部分的倒计时海报。创意已经深入分析过，这里不再赘述。当时我的这篇文章也被很多网站转载。你可以在我的微信公众号回复“倒计时海报”阅读这篇文章（大雄说）。
▷ 病毒视频推广
正所谓“字不如表，表不如图，图不如视频”，视频内容本身的特点容易接受和理解，往往会导致更好的传播效果。但是，拍摄病毒视频往往需要较大的成本和较长的时间，不适合在组织新闻发布会时间特别紧的情况下使用。拍摄一段有创意的爆款视频，比如走暖暖路线，或者走搞笑路线等等，如果表现好，最终能成为网友热议的话题。
一个有趣的例子，虽然这段视频在热身期间没有走红，但它是经典之作。此前雷军在印度举办小米手机发布会时，现场展示了自己的英文。有网友将直播视频剪成鬼片，引来全网热议，甚至制作了神曲《你还好吗》。
▷邀请函推广
新颖独特的邀请函往往是宣传亮点。因为邀请信是会议的入场券，如果邀请信有趣，参会者往往会在社交圈中展示。
比如上届小米发布会的邀请函《一块钢板的艺术之旅》，就吸引了很多人在朋友圈刷屏转发，成为邀请函推广的经典案例。
但是即使你不能像小米一样制作出非常有创意的邀请函，你至少可以制作带有图片版本的自定义邀请函。邀请尊贵的先生/女士也是一种很好的宣传方式。 XX 参加会议，然后鼓励参会者发帖。
▷线下宣传
常规的线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等，但为了时效性考虑成本和成本，更多的会议组织者一般会考虑使用创意整版报纸广告进行宣传，一般会选择在会议举办城市具有较大当地影响力的报纸上刊登广告。
今年年初，《京华时报》整版报纸刊登广告，连续三个生僻字，并称7日揭晓答案。后来大家才知道，那是方太新品上市的广告。
综上所述，如果会议规模大、预算大、运营人员充足，可以选择以上所有方式，做到宣传效果最大化。如果预算有限，人力有限，倒计时海报、图片请柬、报纸广告的宣传也能达到一定的宣传效果。
02、持有期间的公示
大会召开期间的宣传通常在大会前后三天进行，包括大会最后一天、大会活动当天和新闻发布会结束后的第一天。这一时期的宣传重点是揭示会议的一些重要亮点。因为之前的预热期，整个会议的参会人数基本是有保证的。举办期间常见的宣传方式有大咖平台宣传、视频宣传、直播宣传等。
▷ 大咖平台宣传
大咖平台宣传是指嘉宾为大会做的平台宣传。可以是短视频形式，也可以是创意人物海报。
在视频中，一个常见的场景是一个大咖拿着麦克风，念出“我是XXX，我在XXX大会等你”等类似的宣传文案。创意海报使用大咖的高清照片，并附有邀请函，表示这些大咖也将参加大会。
▷视频宣传
视频宣传，是指本次发布会新品介绍的视频，可以提前发布。通过各种渠道进行宣传。比如，锤子移动前CEO罗永浩先生就特别喜欢锤子移动M1的手机宣传片，在会前和会中播放。而且这个漂亮的视频确实起到了很好的传播效果。
▷ 直播推广
发布会的场地往往是有限的，但直播可以扩大发布会的影响力，让无法到现场的人也能同步享受发布会。会议。直播推广包括视频直播、音频直播和互动直播。
常见的视频直播是各大视频网站的直播，如优酷、爱奇艺、腾讯视频等。音频直播是一些常见的网络电台APP，如喜马拉雅FM、蜻蜓FM等。以上直播基本是实时传输图片或声音，缺乏互动。
因此，这两年，发布会互动直播悄然流行起来。常见的互动直播是主办方邀请一群网红坐在发布会台下，直播发布会新闻，与粉丝实时互动，介绍发布会最新进展。
03、续订期促销
会议的结束并不意味着促销活动的结束。公示期延长是指发布会结束后一周内继续公示。趁着发布会后的余波，趁热打铁，往往可以锦上添花。
发布会后，一般来说，宣传主要有三方面：
一是宣传发布会的发布，将在各大媒体网站进行公示。
第二个是邀请一些KOL（意见领袖）写稿，分享他们对会议的看法，俗称KOL的软播。
三是邀请部分记者报道，对公司或负责人进行专访和深度报道，揭示部分公司新闻发布会背后的精彩内容。
需要注意的是，新闻发布会的新闻稿往往是在发布会开始前准备好的，突出本次活动的亮点和部分嘉宾的精彩演讲，用于传播本次新闻发布会的精神内涵。再次召开新闻发布会。 .
在预约KOL时，我们通常会找一些与产品匹配度高、参加过会议的KOL，进行多维度的预约，让他们充当行业观察者或用户公司新产品的促销活动。
五、会议资源登陆线
在会议大力宣传的同时，还有一条很重要的线，大家千万不能忘记，那就是发布会议资源的落地线，关系到会议能否正常召开。会议资源落地主要分为人员准备、材料准备、场地准备三类。
01、个人准备
会议人员的准备工作分为三种：
第一个是指客人。直至嘉宾正常出席发布会确认。
第二，指参加会议的观众。从公示到报名结束，要保证参会人数。
第三个是指活动现场的工作人员，现场工作人员的分工，以及各自的职责，以保证发布会的顺利举行。
来宾的确定往往需要在发布会策划的时候就开始邀请来宾，随时确定来宾的日程和动态。
因为大牌的时刻表通常都是排满的，在一对一对接的情况下，首先可以和来宾保持密切联系，可见主办方对来宾的重视。事件。其次，也是要不断确认客人的时间安排，确保客人准时到达。
发布会观众的招募也需要在策划发布会之前就开始，并且在预热期结束时筹办信息发布会的步骤有哪些，必须完成发布会观众的招募。根据以往的经验，招募的观众人数要好于实际场地所能容纳的参赛人数。
由于很可能部分观众由于各种原因无法参加活动，即使所有观众都准时到达，我们也可以营造一个充满朋友和人的现场氛围。
发布会工作人员的确认需在发布会预热期结束前进行确认。最好列出分工清单和负责人的联系方式。把工作职责分到人、专人、专岗位。而当部分工作人员遇到紧急问题时，可以随时联系相关负责人寻求帮助。
02、材料准备
材料准备主要包括两种：
第一种是指发布前的宣传材料，比如前面提到的邀请函、创意视频等；
第二类是会议当天与会人员的随行礼物和嘉宾礼物。
因为这些素材需要一定的制作周期，比如视频，需要经过确定剧本拷贝、拍摄、剪辑，最后拍成电影的过程。礼品的制作需要经过挑选、打样、批量生产、运输的过程。
每个材料的确认，一般需要公司领导的决定。所以整个周期很长。材料准备的截止日期是热身期的结束，也就是会议的前一天，所有材料必须准备到位。
03、场地准备
场地的准备包括两个步骤。第一步是策划发布会的阶段，要为活动选择合适的场地。二是发布会前夕，需要安排发布会现场。
常见的会议场所一般按人数大小分为酒店、会议中心和体育场。在确定发布会场地时，要综合考虑场地档次标准、交通条件、人数、整体价格、场地调度等因素，选择性价比最高的场地。有效价格。
在布置会场时，需要提前设计好布置方案，合理规划会场的各个区域，包括检票区、活动场地、互动展示区等。会场又分为领导席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等，现场还有各种宣传元素，也是需要考虑的。如果预算充足，安排场地的工作交给靠谱的外包供应商，效果往往会看起来更专业，主办方也可以更省心。
综上所述，我们在考虑并实施了一整套会议准备内容后，包括3个核心2条线路：会议主题、会议当天活动和会议嘉宾、发布会议宣传线路和会议资源着陆线。本次会议的筹备工作已基本完成。仔细发现，我们从内到外，从核心到整体完成了准备工作。这样的想法也可以作为举办发布会以外的大型活动的参考。
不过，还是有几点需要大家注意：
组织新闻发布会是一项系统性的工作，最好是进行团队合作，发挥不同学生的优势。一个人的力量几乎是不可能做到的。
在组织新闻发布会的过程中，需要做大量的准备工作。控制进度非常重要。作为负责人，要了解发布会各个筹备环节的进度，稳步推进。 .
发布会是一个庞大的工程，耗时耗力。我们需要小心谨慎，反复检查，随时迭代优化
计划召开新闻发布会，无论是身体上还是精神上，都是一个非常艰难的过程。我们常常感叹，看着发布会从构思到落地，就像看着我们的一个孩子从受孕到出生一样。相信每一个做过大型活动的运维同学都会有类似的经历。但难道我们所有痛苦、沮丧和沮丧的经历最终都会成为我们的成长吗？
原作|谢雄
原文：超级干货：如何零基础成功策划召开发布会？ -阿姨官网
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