又是年末，年末往往是各大互联网公司争相召开发布会的时候。各种新闻发布会和行业峰会铺天盖地。很多时候，我们只是见证大咖风采的参与者。那么如果有一天老板让我们自己策划一场发布会，我们该怎么办呢？
今年，我全面负责或间接协助召开了三场新闻发布会。当老板第一次让我策划和执行500多人规模的新闻发布会时，我也是一头雾水。幸运的是，经过近两个月的加班和与同事的斗争，我们终于使活动圆满结束。现在回想起来，我想如果你想举办一场成功的发布会，我有以下经验可以和你分享。
召开发布会，我个人总结了一个方法，就是需要三核两线。三个核心是指大会的主题、大会当天的活动和大会的嘉宾。这三个核心直接决定了发布会的档次和人气，所以非常重要。两条线路分别指发布会宣传线和发布会资源落地线。这两行直接关系到发布会能否成功举办。如果你做到了以上几点，那么恭喜你，离成功召开会议不远了。
我个人认为，一场发布会能有多大的影响力，取决于发布会主题、发布会当天和出席发布会的嘉宾这三个核心要素。
一、会议主题
会议主题的意义
会议的主题，就像一篇文章的标题，直接决定了人们是否愿意了解会议。而大会主题的确定，基本奠定了整个大会的大方向和需要传达给目标用户的信息。这个主题是直接划定的，我们希望会议的哪个部分参加会议。比如我主持了一场UC发布会“你的创作更有价值”，传达的意图就很明显了。我们发布会的核心目的是提升自媒体人的创作价值。发布会的核心受众是自信。媒体人。所以，这次大会的主题基本上是直接把我的人排除在其他行业之外。
常见会议类别
为了确定会议的主题，我们通常需要了解会议的目的。根据不同的目的，我们可以更准确地确定本次会议的内涵，从而向外界传达更集中的信息。
常见的新闻发布会根据目的不同，一般分为新品发布会、战略升级发布会、合作发布会和行业发布会四种类型。第一类，新品发布会一般是指公司为宣传公司新品而举办的发布会，如苹果公司每年秋季举办的新品发布会。二是战略升级大会，一般是指公司产品方向或品牌形象发生重大升级，需要对外公布的会议。比如在之前UC举办的“新UC，与媒体共舞”战略升级发布会上，宣布“UC浏览器”正式升级为“UC”筹办信息发布会的步骤有哪些，全面升级为“大数据新媒体平台”。第三种，合作会议，一般是指两家公司合作或共同出资设立公司并召回会议的会议。比如360和酷派新成立的合资公司举行的发布会。第四类，行业会议，通常是为了促进行业交流而举办的，比如GMIC移动互联网大会。
二、新闻发布会
新闻发布会的组成
发布会的设置是否有趣、合理，是能否吸引众多参会者报名并留住观众到最后的重要因素。
对于新闻发布会，我们共同的环节可能包括以下几个部分：领导开场介绍、核心产品演讲、嘉宾分享、启动仪式、圆桌讨论和抽奖环节等。根据会议的规模、资源优势和重点整个会议，一个会议可以由一个或几个环节组成。比如锤子手机的新品发布会，基本上就是罗总的单口相声表演。他在两三个小时内把新手机从头到尾讲了一遍。因为罗总的独特个性，大家还是会饶有兴致地听这个发布会的。对于一些发布会来说，因为全程没有亮点，在发布会进行到一半之前，场地可能已经空了一半以上。
召开新闻发布会的注意事项
新闻发布会的设置应注意以下三点。首先，要考虑的最重要的事情是如何巧妙地介绍自己的产品。比如在介绍一款新手机的时候，罗永浩老师打的是情绪牌，小米打的是机身参数牌。两人都在利用发布会，以最合适的方式宣传发布会的亮点。其次，需要考虑会议的亮点。会议的亮点是会议最吸引人的地方。比如在新品发布会上介绍苹果即将发布的iPhone 7，或者发布会上公布重要计划，或者发布会的创意部分。三是发布会时间不宜过长，环节要重点突出。发布会整体时长最好控制在4小时以内，否则时间过长，观众的注意力不会太集中，容易流失观众。而时间过长，主办方需要考虑是否为参会者提供膳食，从而增加了会议的复杂性和成本。对于一些重要的环节，比如介绍新产品，可以设置更多的时间。对于不太重要的链接，例如开场演讲，10-15 分钟，您可以点击直到到达。从而增加了会议的复杂性和成本。对于一些重要的环节，比如介绍新产品，可以设置更多的时间。对于不太重要的链接，例如开场演讲，10-15 分钟，您可以点击直到到达。从而增加了会议的复杂性和成本。对于一些重要的环节，比如介绍新产品，可以设置更多的时间。对于不太重要的链接，例如开场演讲，10-15 分钟，您可以点击直到到达。
最后，在确定了发布会的环节后，制作了发布会流程表。现在几点到几点？此表格可用于控制当天的会话，也可用于通知参与者当天活动的安排。
三、会议嘉宾
会议嘉宾的重要性怎么强调都不为过。如果一个新闻发布会有足够大的分量出席，那绝对可以为发布会增色不少。经常有很多观众参加活动，也是为了活动嘉宾的分享。
常见的会议嘉宾可以分为两类，一类是行业领袖，一类是明星人物。行业领导者通常是行业内最具影响力的人物。这些嘉宾的分享，往往可以提升会议的档次和含金量。名人的出席将大大增加会议的知名度。但是从综合成本和效果来看，一般如果邀请行业大佬，影响力会更集中，效果会更好。
在选择活动嘉宾时，首先要注意的是嘉宾自身的形象内涵和会议的整体搭配，以达到相得益彰的效果。比如主打年轻时尚的vivo手机，发布会邀请了像李易峰这样的小鲜肉作为活动嘉宾，搭配非常好。但小米手机note 2，选择了梁朝伟作为活动嘉宾，个人不太明白两者的强强关联在哪里。其次，您需要注意一次邀请几个候补客人。由于新闻发布会的准备时间通常较长，因此不排除部分嘉宾因时间冲突无法正常出席。所以一定要准备好客人的替代品。
以上是大会三大核心确定的相关内容。建立这些是准备会议的第一步。如何进行发布会的宣传和资源的落地，为发布会做准备，让发布会从0走向1？
接下来给大家分享下召开新闻发布会剩下的重要内容，即如何做好新闻发布会的两条线，即新闻发布会宣传线和新闻发布会资源落地线，为新闻界助力会议得到更好的落地实施。
一、会议宣传线
召开新闻发布会，其实就是搭台唱戏。如何让这个节目让更多的人看到它需要喊叫。因此，为了让发布会更具影响力，宣传工作就显得尤为重要。按照一般的宣传节奏，新闻发布会的宣传一般分为预热期、召开期和延长期，基本上就是会前、会中和会后。
在建立会议宣传时，首先要了解会议的目的和背景，参会人员的特点和痛点，从而确定整体的传播策略。这种策略可以完全符合会议的主题。它可以是基于会议主题的一些延伸。
01、预热期宣传
所有的宣传活动分为线上宣传、线下宣传或两者结合。热身期的宣传也是如此，但为了达到四两的效果，热身期更侧重于网络宣传。
预热期一般指发布会正式启动前一周。这段时间交流的主要目的是扩大发布会的气势，向外界传达XX要举办什么样的发布会。常规线上预热推广包括创意H5推广、倒计时海报推广、病毒视频推广、邀请函推广等。线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等。
▷ 创意H5推广
创意H5一直是人们乐于分享和刷屏的经典素材。制作这类H5的难点在于创意的展现。有时候一个H5做好了，整个热身期就不需要做其他宣传了。
在我的印象中，今年7月腾讯与故宫合拍的《穿越故宫见你》的H5还是挺有创意的。谈论。明朝皇帝朱棣，变身说唱歌手，戴墨镜，骑马跳舞，自拍，发表情，终于引来了腾讯与故宫联合举办Next Idea创新大赛的消息。我个人认为，这款H5的内容作为线下展会或者发布会来宣传也是相当不错的。
▷ 倒计时海报促销
近年来，倒计时海报的宣传几乎成为了各家互联网公司召开新闻发布会的标准宣传。无非是倒计时海报具有感染力强、宣传转发方便、成本低廉等特点。
对于发布会倒计时海报，我整理了之前看过的六种玩法，基本涵盖了市面上大部分倒计时海报的玩法套路。当时，我通过这篇文章对倒计时海报的文案和创意进行了深入分析。我不会在这里详细介绍。当时我的这篇文章也被很多网站转载。你可以在我的微信公众号回复“倒计时海报”阅读这篇文章（大雄说）。
▷ 病毒视频推广
俗话说“字不如表，表不如图，图不如视频”，视频内容本身的特点易于接受和理解，往往能带来更好的传播效果。但是，拍摄病毒视频往往需要较大的成本和较长的时间，不适合在组织新闻发布会时间特别紧的情况下使用。拍摄一段有创意的病毒视频，比如走温暖路线，或者走搞笑路线等等，如果表现好，最终能成为网友热议的话题。
有一个有趣的例子，虽然这段视频在热身期间没有传播开来，但真的很经典。此前雷军在印度举办小米手机发布会时，现场展示了自己的英文。有网友将直播视频剪成鬼片，引来全网热议，甚至制作了神曲《你还好吗》。
▷ 邀请函推广
新颖独特的邀请函往往是宣传亮点。因为邀请函是会议的入场券，如果邀请函有趣，参会者往往会在社交圈中展示。
比如此前小米发布会《一块钢板的艺术之旅》的邀请函，就吸引了很多人在朋友圈刷屏转发，成为邀请函推广的经典案例。
不过，即使不能像小米一样制作出很有创意的邀请函，至少也可以制作出带有图片版的定制邀请函。图片是为了邀请您尊敬的先生/女士而写的。XX 参加会议，然后鼓励参会者发帖。，也是一种很好的宣传方式。
▷ 线下推广
常规的线下宣传包括户外广告、楼宇广告、报纸广告等。但出于时效和成本的考虑，更多的会议组织者一般会考虑使用创意整版报纸广告进行宣传。该市当地有影响力的报纸刊登广告。
今年年初，《京华时报》整版报纸刊登了连续三个生僻字的广告，并称7日揭晓答案。后来大家才知道，那是方太新品上市的广告。
综上所述，如果发布会规模大、预算大、运营商充足，可以选择以上所有方式，最大限度地发挥宣传效果。如果预算有限，人力有限，倒计时海报、图片请柬和报纸广告的宣传也能达到一定的宣传效果。
02、举办期间公示
发布会的宣传通常在发布会前后三天进行，包括发布会倒数第二天、发布会当天和发布会后第一天。这一时期的宣传重点是揭示会议的一些重要亮点。因为之前的预热期，整个会议的参会人数基本是有保证的。举办期间常见的宣传方式有大咖平台宣传、视频宣传、直播宣传等。
▷ 大咖平台推广
大咖的平台宣传是指本次发布会嘉宾为发布会做的平台宣传。它可以是短视频或创意人物海报的形式。
视频中，一个常见的场景是大咖拿着麦克风，念出“我是XXX，我在XXX大会等你”等类似宣传文案。创意海报使用大咖的高清照片，并附有邀请函，表明这些大咖也将参加此次发布会。
▷ 视频宣传
视频宣传是指本次大会新品介绍的视频，可以提前在各种渠道进行宣传。比如，锤子移动前CEO罗永浩先生就特别喜欢锤子移动M1的手机宣传片，在会前和会中播放。而这段漂亮的视频确实起到了很好的传播效果。
▷ 现场促销
会议的场地往往是有限的，但直播可以扩大会议的影响力，让无法到达现场的人也可以同时享受会议的乐趣。直播推广包括视频直播、音频直播和互动直播。
常见的视频直播是优酷、爱奇艺、腾讯视频等各大视频网站的直播。音频直播是一些常见的网络电台APP，如喜马拉雅FM、蜻蜓FM等，以上直播基本是实时传输图片或声音，缺乏互动。
因此，近两年，发布会上的互动直播悄然流行起来。一个常见的互动直播是主办方邀请一群网红坐在发布会台下，直播发布会新闻，与粉丝实时互动，介绍发布会的最新进展。
03、延长期推广
发布会结束不代表宣传结束。公示期延长是指发布会结束后一周内继续公示。趁着记者会的余波，趁热打铁，往往可以锦上添花。
发布会结束后，一般来说，宣传主要有三方面：
一是宣传发布会的公告，将在各大媒体网站进行公示。
二是邀请一些KOL（意见领袖）在大会上写稿，分享自己的想法，俗称KOL的软广。
三是邀请部分记者报道，对公司或负责人进行专访和深度报道，揭示部分公司新闻发布会背后的精彩内容。
需要注意的是，发布会的新闻稿往往是在发布会开始前准备好的，突出活动亮点和部分嘉宾的精彩演讲，用来再次传播发布会的精神内涵.
约见KOL时，我们通常会找一些与产品匹配度高、参加过大会的KOL，多维度进行预约，让他们以行业观察者或行业观察者的身份宣传公司的新产品。用户。
二、会议资源登陆线
在进行新闻发布会的大力宣传的同时，还有一条很重要的路线。大家千万不要忘记，它是发布会的资源线，关系到发布会能否正常召开。大会的资源落地主要分为人员准备、材料准备、场地准备三类。
01、个人准备
新闻发布会的准备工作分为三种：
首先是指客人的确认，直到客人正常出席会议。
第二种是指参会的观众，需要从宣传到报名结束，保证参会人数。
三是指活动现场的工作人员，现场工作人员的分工，以及各自的职责，确保新闻发布会的顺利召开。
要确定来宾，往往需要在发布会策划的时候就开始邀请来宾，随时确定来宾的日程和动态。
因为大咖的时刻表一般都排满了，在一对一对接的情况下，首先可以和来宾保持密切联系，可见主办方对活动来宾的重视。其次，也是要不断确认客人的时间安排，确保客人准时到达。
发布会观众的招募也需要在策划发布会之前就开始，并且在预热期结束时，还要完成发布会观众的招募。根据以往的经验，招募的观众人数要好于实际场地所能容纳的参赛人数。
因为很可能有部分观众因为各种原因无法参加活动，即使所有观众都准时到达，我们也可以营造一个朋友和人多的现场气氛。
发布会工作人员的确认需在发布会预热期结束前进行确认。最好列出分工清单和负责人的联系方式。把工作职责分到人、专人、专岗位。而当部分工作人员遇到紧急问题时，可以随时联系相关负责人寻求帮助。
02、材料准备
材料的准备主要包括两种：
一是指大会前期的宣传资料，如前面提到的邀请函、创意视频等；
二是参会人员在会议当天的随行礼品和嘉宾礼品。
因为这些素材需要一定的制作周期，比如视频，需要经过确定剧本拷贝、拍摄、剪辑，最后拍成电影的过程。礼品的生产需要经过挑选、打样、批量生产、运输的过程。
每项材料的确认，一般都需要公司领导的决定。所以整个周期很长。材料准备的截止日期是热身期的结束，也就是会议的前一天，所有的材料必须准备到位。
03、场地准备
场地准备包括两个步骤。第一步是规划发布会舞台，要为活动选择合适的场地。二是新闻发布会前夕，需要安排发布会现场。
常见的会议场地一般按人数大小分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定发布会场地时，要综合考虑场地档次标准、交通状况、人数、整体价格、场地调度等因素，选择性价比最高的场地。有效价格。
布置会场时筹办信息发布会的步骤有哪些，要提前设计好布置方案，合理规划会场的各个区域，包括检票区、活动场地、互动展示区等。分为领导席、嘉宾席、媒体记者席、总礼堂等。现场还有各种宣传元素，也是需要考虑的。如果预算充足，安排场地的工作交给靠谱的外包供应商，效果往往会显得更专业，主办方也可以更省心。
综上所述，在我们考虑并实施了一整套会议准备内容后，它包括三个核心、两条线：会议主题、会议日活动和会议嘉宾、会议宣传线和会议资源落地线。本次会议的筹备工作已基本完成。仔细发现，我们从内到外，从核心到整体完成了准备工作。这样的想法也可以作为举办发布会以外的大型活动的参考。
但是，仍然有几点需要注意：
举办新闻发布会是一项系统性的工作，最好是团队协作，互补不同学生的优势。一个人几乎不可能完成。
在组织新闻发布会的过程中，需要做大量的准备工作。控制进度非常重要。作为负责人，要了解发布会各个筹备环节的进度，稳步推进。
发布会是一项庞大的工程，耗时耗力。我们需要小心谨慎，反复检查，随时迭代优化，做出替代方案。
计划召开新闻发布会是一个非常艰难的过程，无论是身体上还是精神上。我们常常感叹，看着发布会从构思到落地，就像看着我们的一个孩子从受孕到出生一样。相信每一个做过大型活动的运维同学都会有类似的经历。但是，我们所有的痛苦、沮丧和沮丧的经历，最终不都是我们的成长吗？
