电子邮件已经成为企业最常用的日常通讯方式之一，如何归档电子邮件也成为很多企业关注的焦点。在选择和部署电子邮件归档工具时，遵循以下几点可以事半功倍。
1、在选择电子邮件归档技术和制定保留策略时，寻求法律/合规团队的支持。
法律顾问/合规官了解适用于必须保留电子数据的时间长度的法规和要求。业务经理了解必须考虑的特殊政策，例如产品保修。
2、不要对电子邮件归档政策提出例外。
例外情况可以为对方律师打开大门，质疑诉讼中发现的信息的有效性。
WebcorBuilder 的 CIOGreggDavis 表示，过去，如果经理反对清除周期或不喜欢系统显示存档信件的方式，他的 IT 部门会让某些电子邮件免于公司政策的约束。当公司不得不向法院解释为什么不同类型的员工之间的政策不同时，就会产生不幸的后果。
3、对电子邮件存根或归档电子邮件的标签实施保留策略。
Gartner 建议将存根保留 90 到 180 天；存根过长会影响电子邮件系统的性能。
根据 International DataCorp 的项目经理 Laura DuBois 的说法，并非所有产品都会在原始文件的保留期结束时删除存根。
4、控制 PST/NSF 文件的使用。
用于在本地保存信件副本的文件，即所谓的 PST 文件（Microsoft 的 ExchangeServer）和 NSF 文件（IBM 的 NotesDomino 系统）邮件归档后存在了什么地方，可能会成为试图执行保留政策或在法律发现期间搜索电子记录的公司的问题面临的危险。
ForresterResearch 高级分析师 Brian Hill 鼓励机构关闭创建 PST/NSF 文件的功能。 “这些类型的文件分散在员工的桌面上邮件归档后存在了什么地方，如果您的组织涉及法律事件，搜索分散在个人桌面上的所有这些 PST 或 NSF 文件是一项昂贵且复杂的工作，”他说。
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5、选择一个可以存档各种非结构化内容的电子邮件存档产品。
电子邮件是诉讼中请求最多的内容类型，但所有以电子方式保存的信息都需要经过法律发现。寻找支持多种数据类型（包括即时消息和日历条目）的电子邮件归档供应商。
