报价单是商业行为的文件，是供应商向客户报价的载体，常用于回复客户的询问。因此，作为价格交易的媒介，它已经远远超出了它的字面意义。它间接关系到客户对您和公司的专业印象。它有一个非常重要的作用——帮助你说话。
报价单的主要内容包括报价单标题、产品基本信息、产品技术参数、价格条款、数量条款、付款条款、质量条款、交货条款、品牌条款、产地条款、其他信息报价单等。不同行业、不同公司、不同产品，报价的具体内容也不同。由于其针对性、完整性和美观性，涉及的内容和注意事项很多，所以报价一定要专业。对于新人来说，通过快跑确实很难取得好成绩。更现实的是新人需要耐心学习，设计出适合自己的报价单。
好的报价有以下三个作用
一.提供详细、标准化的产品信息
我们绝不能只是邮件报价这么简单，报价中还要体现产品的图片、型号、尺寸、包装、付款方式等。信息详尽全面，一目了然，才能吸引客户。
二.方便客户统计和汇总数据
客户将比较和筛选来自不同供应商的报价，选择入围的目标对象，并将结果提交给决策者。如果您的报价单可下载且可用，您被选中和传播的机会将大大增加。
三.便于客户归档并再次用作备忘录
您的报价可能在第一轮采购中不被看好（其他人可能比您做得更好），但只要您被客户选中并作为备忘录的目标，那么您可能会被客户在随后的购买中。
报价时应注意的格式和细节
1.在邮件正文中放一些关键内容，比如总报价、公司优势等推荐新产品英文邮件，是一个介绍，让客户有兴趣打开报价。
2.报价单的名称必须是公司名加产品名，这样客户才能知道报价单是什么产品，来自哪家公司。
3.指明收件人。在报价的开头写：给客户，报价的时间和有效期。
4.在报价单的页眉部分加上贵公司的logo、名称、电话、传真、email，以及公司的一些想法和口号，用来提升形象，展示专业性怎么办！
5.如果可以的话，可以在报价单的第一部分做一个公司简介，突出优势，比如专业生产多少年，获得了哪些认证等，并把公司办公室、工厂图片 放置车间图片和车间图片。请记住，所有图片都必须加水印！
6.创建报价单。清楚地标明每个零件的价格，包括每个零件的型号、通用参数尺寸、品牌、保修期等。当然，报价、支付方式等还是有关键因素的！
7.介绍产品的卖点，告诉客户为什么你的产品物有所值。例如，客户想要十台设备，每台设备的价格在上表中简要报价。这部分需要发布每个设备的详细信息：图片、认证、具体参数、优势、设备的包装类型、包装图片、配套配件的数量等。 （如果是成套设备，请在零件清单上注明）
8.很多公司都有容器放置软件。如果是这样，您可以演示如何将客户需要的产品放在最后一部分。总需要几个容器，表现专业！
9.至少提供两种格式的引用。第一个是Word文档，供客户修改使用。但由于Word文档版本不同，可能无法打开，需要提供PDF版本。 PDF 版本更正式，是标准文档。最好提供图片版本。万一客户打不开Word又没有PDF浏览器，就靠这张图了！
10.无论提供什么文件格式，都必须在发送前进行预览，以确保客户拿到后可以直接打印使用！在邮件的最后部分写：详细的报价信息请参考附件中的文件。我提供三种格式，Word、PDF、JPEG，具体取决于您的计算机软件。选择最合适的格式，我都排版了，你可以直接下载打印！
11.注意分段排版，不要有很多文字和大段，用不同颜色的文字标出不同的重点，加图，图文交叉，可以使一个非常好的报价文件！
外贸报价的常见样式如下
一.图片引用
这是最常用的报价方式，也是极力推荐的。其实就是把产品图片、产品名称、型号、价格、包装、交货期等重要内容放在一起，让客户在看到产品图片的同时也能看到价格。可以打动客户。刚开始接触外贸的新人可以先从这种风格入手。
二.比较引用
首先，比较公司同一产品在不同时期的价格或不同产品的价格，以便给客户多种选择，以留住客户。其次，把本公司的报价和其他公司的报价放在一起供客户比较，但是一定要选择合适的参考公司，最好选择行业领先的公司作为参考，然后根据自己公司的产品质量和市场定位 自己定价。这就要求大家对产品的市场行情非常熟悉，一般是有外贸经验的人使用的报价风格。
三.解析报价
这种报价方式要求你给客户的不仅仅是报价，还要对产品进行一些分析。比如：国外的市场标准，需要的证书，淡季旺季主要用来开发新的市场区域，有提示说服客户接受自己的产品，所以不适合新手。一般都是外贸老手的报价单，供老客户偶尔使用。风格。
四.拆分引用
例如：
HUAWEIIP9（净价）：$599 FOB 深圳
以上价格包括以下所有物品：
1.收费：价格
2.徕卡相机：价格
3.差旅费：价格
4.皮包：价格
5.免提套件：价格
6.Micro SD 和 8 GB 存储卡：价格
7.蓝牙耳机：价格
以上为拆分报价推荐新产品英文邮件，价格构成写得很清楚，让客户一目了然。这种报价风格适合客户在第一次报价后抱怨价格太贵后重新报价。初次报价不建议使用，工作量太大，没有经验的新手慎用。
推荐两个常用的报价模板
第一个：外贸英文报价模板
到：
收件人：
主题：
日期：09 年 6 月 5 日
（收件人）
感谢您通过电子邮件询问露台加热器。我们很高兴为您报出最优惠的价格，我们的条款如下：
Q U O T A T I O N
付款：
条款：
交货：在收到您的订单后的几天内。
有效期：自本日起的天数。
产品图片：
产品描述
产品图片：
产品描述
感谢和最好的问候。
卖家的名字。
第二份：外贸英文报价模板
收件人：客户公司名称
收件人：客户姓名
Re：客户想要购买的产品名称
我们很高兴得知贵公司目前正在市场上购买产品名称，作为该产品在中国的专业制造商和出口商，我们真诚地希望与贵公司建立业务关系。
请在此找到我们的有竞争力的报价：
产品：
规格：
包装：
数量：根据年份要求
付款：协商
发货：提示
如果我们上面提供的产品与您实际需要的有些不同，请详细告知我们，我们将很乐意尽快根据您的实际要求重新提供给您。
请注意，产品图片将根据您的要求发送给您，如果价格最终可以接受，也可以向您发送一个小样品以供您最终检查。
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