1.草稿
文件起草中需要注意的内容有：
(1）文件草案符合国家法律、法规及其他相关规定，符合企业组织宗旨和原则。如提出新的规章制度，它应该是可行的和解释的。
(2）情况属实，观点清晰，表达准确，结构严谨，结构清晰，陈述不简洁，用词规范，标点符号为正确，长度应尽量短。
(3）文件类型应根据写作目的、发文部门的权限、与主要发文单位或部门的写作关系来确定。
(4）应准备应急文件，应反映紧急原因，根据实际需要确定紧急程度。
(5）人名、地名、数字、引文都准确。引用相应文献时，应先引用标题，后加文号。引用外文时，中文含义应注明。日期应注明具体的年月日。.
(6）结构层序号，第一层为"一、"，第二层为(一）"，第三层为"1."，第四层层是“（1）”。
(7）应使用国家法定计量单位。
(8）文中若使用非标准化缩写，应先使用全称，并注明缩写。使用国际组织的外文名称或其缩写形式时，首次出现时应注明准确的中文译名。
(9）文档中的数字，除书写日期、部分结构序号、词、词组、成语、缩略语、修辞句中作为语素的数字外，必须使用汉字，应使用汉字。阿拉伯数字。
2.回顾
文件的审核应经办公室审核后送交负责人签发。审查的重点是：是否确实需要编写，编写方法是否恰当，是否符合编写规则和拟建文件的相关要求，文件格式是否符合组织的规定。文件管理等
3.问题
以部门或单位名义出具的上层文件，由主要负责人或工作负责人签字；其他负责人出具的。
4.回顾
正式文件正式印发前，秘书处应进行审核，重点是：审批发证手续是否齐全，附件材料是否齐全，格式是否规范一、，等审稿后如需对稿件进行实质性修改，应按程序进行审稿。
5.打印
印刷是文件的抄录和打字、油印、计算机打印和复印机复印。文件应按以下方式打印：文字准确，字迹整齐清晰；符合规定的风格，美观大方的页面；不得随意更改原件；装订整齐牢固；注意保密。
文件的印制应以定稿及核发份数为准，不得随意增减。建立印制登记制度，对文件名称、发件单位、印制文数、印制时间、印刷者名称等事项进行登记。
6.校对
校对是根据最终稿对文件校样进行检查和更正。校对内容主要包括：校对错字、漏字、多字校样；标准化字体和字体大小；检查版式和标题是否正确，页码是否连贯，行字间距是否匀称，版式是否美观；检查引文、名称，检查地名、数据、计量单位、专业术语是否有误；检查布局是否与语言格式一致，无需调整修改。
校对方法主要有四种：检查校对、校对、校对和折叠校对。文件校对的四种方法各有优缺点。秘书应根据文件的长度、清晰度、时间优先、人员情况和个人习惯选择文件，以保证文件的准确性。
(1）校对。校对是只看校样不看原件的校对。
(2）校对。校对是对原件的校对。
(3）学校阅读。学校阅读是两个人一起校对。
(4）对折打样。对折打样就是把样张放在桌子上，把原稿对折，使边线上的文字靠近样张上的文字，把稿件夹在中间双手的拇指和食指，逐字逐句比较，逐句比较标点符号。
校对要求：
(1）把握原则，认真校对。
(2）认真细致。对于数据、计量单位、专业术语等容易忽略或容易出错的地方，要注意反复仔细校对。
(3）校对时正确使用校对符号。
(4）校对一般需要三所学校：一所学校、两所学校、三所学校。
7.打印
使用印章是指在印刷文本的签字处加盖发证机构印章的过程。打印是文档处理过程的重要组成部分。以单位名义出具的公文，应当加盖单位公章；以部门名义出具的文件，应当加盖部门印章；以单位领导名义签发的公文，应加盖领导公章。
时间戳要贴在文字的题字上，笔直居中，书写的时间要向下压。篆下弧无文字时，将篆下弧压在书写时间上；当篆下弧有文字时，篆中线压在书写时间上。联合书写需要加盖两个印章时，应在前面加盖主办单位的印章，并在书写时以相同的方式压合两个印章。密封件不应相交或相切，间距不应超过3mm。联合书写需加盖3个以上印章时，各发证机构名称应置于刊发时间与正文之间，主办机构印章在前公文可以直接引用发文字号吗，每份最多3个排。彼此不相交或相切。其次，印记必须正确、清晰、完整，不得倒盖或歪盖。印迹应为红色、清晰且均匀。
8.注册
文件签发登记是记录要签发文件的主要信息的过程。注册的目的是便于以后对已发布文件进行统计、搜索和管理。
文件登记的内容一般包括文件编号、文件标题、文件发往单位、收讫等。登记表中的登记项目也可根据情况酌情增减。文件的实际需要。其中，“序号”，本项是指单据的序号，可以按年流量排列，也可以按单据流量排列，也可以按发件单位流量排列。一般来说，较小的单位通常使用第一种方法。
9.分发
分发是指对要发送的文件进行封装和发送的过程。这是后处理过程的最后一部分。
(1）包
原始文件打印后，应按分发范围打包文件。封装前应仔细清点待封装的文件公文可以直接引用发文字号吗，将文件的份数和页数对照《出具文件登记簿》清点，并检查附件、印章等是否有遗漏准确无误后，根据不同的发证机构分别打包。包装前封面应书写准确，字迹工整，地址详细清晰，收货单位名称规范。包装时要小心细致，封口要严密牢固。
(2）发送
文件打包后，应尽快寄出，及时送达收件单位。目前发送文件的方法包括邮寄、专人递送和保密递送。机密传递是一种文件传递方式，将文件交给机密机构，由机密机构派专人到接收机构。保密投递一般适用于没有一定时限的文件投递。寄往外地的文件可以邮寄。比较重要的文件发往当地，可以设置专人送达。在现代办公条件下，传真传递、在线传递等新的文件传递方式也被广泛使用。需要注意的是，在使用前三种传统派送方式时，要注意索取和保存收据；使用新的投递方式时，应注意文件的保密和收据的保存。
