签发单号也称为签发单号和单据号。是发证机关在某一年发行的不同文件总数的序号。发证机关办公厅（室）负责统一安排发证文号。发行编号应包括机构代码、年份、流水号；联合撰写时，只需注明主办机构的刊号即可。
一、字母数字的正确写法
发证机关标志下方有2行，用3号仿宋字，居中排列；
年份，序号用阿拉伯数字标注；
年份应标注全名，用六角括号“[]”括起来；1），不要加“文章”这个词。
在文字编号下方4mm处打印一条与版本中心等宽的红色反向线。
文本编号位于文件名下方文档名称和水平线之间的中心位置。发文号由发证机关代号、年份和流水号三部分组成。发证机关代号由发证机关拟定，固定使用公文可以直接引用发文字号吗，不能经常更改。年份用六角括号括起来，序号不需要括号。例如，“国办发[1996]2号”是指这是1996年国务院办公厅下发的2号文件； “人外发[1994]1号”是指财政部1994年发布的人事外交部1号文件。
组织代码通常由两个级别组成。第一层是发文机关代码，第二层是发文部门代码。例如，铁道部文件的正式字有“铁办”、“铁才”等，“铁”代表铁道部公文可以直接引用发文字号吗，“办”、“才”代表铁道部办公部门。铁道部，主办铁道部文件。财务部。了解机构代码非常重要，尤其是知道文件的发起部门是谁，这样才能更准确地对文件进行划分、查询和归档。有的机构代码还包括其他层次，如国务院发文的机构代码包括“国发”和“国务院函”。文档权限的代码有七八十几个字符之多，可能有不同的生成级别，但最好尽量简化。
应使用年份的全称，不宜简化，如“87”、“93”等都是不正确的标识。年份应该用六角括号“[ ]”括起来。注意，六角括号不是数学公式的方括号，因为在引用官方文件时，标题后面的文字编号应该用括号“（）”括起来，如果年份用方括号括起来，就违反了高-级别符号不能包含在低级别符号中。因此，根据与数学括号的区别，称为“六角括号”。另外，两者的造型也有细微的差别。有的文件将年份用圆括号括起来，以后按照本标准的规定使用六角括号。
序列号是文档的序列号。一般根据文件的形式统一。编号，也就是哪个部门出资的，只要是同一种发行形式，就必须按顺序统一编号。有的机构根据主办部门或文件内容来划分编号，是一种比较繁琐的方法。国家标准规定序列号不编号。虚位，不加“号”等虚字（有的单位加“字”），主要是实用性。
二、发送字符号的常见错误
字母编号中的机构代码、年号、流水号三部分必须完整、缺一不可，三者之间不能随意加“字”、“号”等字眼。例如，某市财政局下发的字号为“X市财发[1992]字36号”，其中的“字”和“号”都是多余的。年号和序号的括号不能乱用，如"(1995）No.12""(1995）(No.12)""(1995）( 12） No.”、“[1995][12]”、“1995[1]”等都是错的。
