浅谈档案部门做好文件信息扫描的体会：《管理或人力资源中的人事档案参考作文》。属性：Doc-01DT1K，doc格式，正文4428字。高质量和价格实惠，欢迎下载！适用：作为管理论文和档案管理论文的课题，用于撰写学士论文、本科学位论文或在期刊发表论文，以及评估初级职称；为写作提供参考档案扫描能长期做吗，解决相关问题如如何作者：江南目录文浅谈档案部门做好扫描工作的一些经验档案部门。但是，文件扫描工作是一个包工程，如何有效规避各种风险因素在文件扫描过程中，如何收获更多的扫描结果，如何更好地保护已有的扫描结果，成为档案部门不可正视的问题。本文从文件扫描准备、扫描过程、扫描后续维护三个阶段入手。 ，阐述做好扫描工作的一些心得。一、扫描前期准备工作1.做好扫描工作顶层设计要做好扫描工作，首先总之，做好单位内扫描工作的顶层设计，即扫描工作与工作的整体规划无关，主要分为三个方面。
一是协调归档单位与档案馆的扫描工作分工。明确档案是在归档单位扫描还是在档案室扫描，以便各单位安排好各自的工作和任务。二是协调档案部门一年内扫描工作量与其他工作的关系。扫描是一项正常工作，要协调单位现有工作量，合理制定工作计划。如果工作量过大，势必会出现“赶工”现象，降低扫描质量，也会影响和干扰正常的办公秩序；会导致文件的积压，也会阻碍这些文件的及时有效使用。三是规划待扫描文件之间的顺序关系。扫描应根据文件使用需求的紧迫性进行，对使用需求高的文件先进行扫描。 2.扫描工作的软硬件设备配置扫描工作的软硬件设备配置是做好扫描工作的物质基础，良好的配置可以提高扫描工作的效率。首先是设备配置的性价比。由于扫描工作的设备功能要求单一，过多的配置会造成资源的浪费。应根据工作实际需要合理配置，提高设备性价比，为单位节约资金。二是软件可操作性不便。档案扫描软件应考虑到大多数档案部门的接受能力。在考虑软件功能的基础上，兼顾软件的可操作性和简单性，一般采用封装较好的软件产品。
如果软件操作过于复杂，就会遭到抵制，降低工作效率。您应该努力在软件的可操作性、便利性和实用性之间找到平衡。再次，设备的配置要考虑发展的因素，保证当前的配置能满足未来一定时期内的可用性，避免因不能满足而过早更换设备。发展的需要。 3.对需要扫描的文件进行预处理 档案部门存放的文件一般采用“三点一线”的方式缝合，然后打包成案卷。为了加快扫描速度，保证扫描质量，一般将缝好的文件拆开，以便用高速扫描仪扫描。在拆线的过程中，要注意不要被刀子划伤锉刀和其他因素造成的锉刀损坏。关于拆线速度，笔者认为应该与扫描速度不匹配。一般拆卷后扫描一卷，可防止因大量拆解文件堆积而造成文件混杂或丢失。分组进行分工，一人负责拆解，一人负责扫描。同时，在前期处理中，还应检查对以往档案的规范检查，如文件名是否不清楚，文件编号和章节是否正确，文件页数是否正确。标记错误等。在我的工作中，作者发现上述错误极为常见。 4.规范相关操作规程和标准规范非标准操作规程是对非扫描工作相关的各个环节操作方法的统一，让扫描人员有具体操作的依据防止产生无效活动，造成人力物力的浪费。
首先，必须明确扫描工作中各个环节的职责，防止出现问题时相互冲突，以及职责不清造成的管理混乱。二是规范扫描工作的操作流程，保证各环节工作之间的有效衔接。例如，当扫描仪从仓库收到要扫描的文件时，他们必须执行严格的借阅程序和移交扫描数据的程序。三是扫描数据质量标准的统一，如扫描数据信息的存储格式、分辨率等对图像质量参数的要求。同时，还需要加强扫描人员对非标准操作规程的培训和交流，确保其熟练操作规程，熟悉相关标准要求。 二、扫描工作中的几个注意事项1.确保文件实体的安全在扫描过程中，由于文件所在环境的变化，扫描管强光的照射和高- 高速扫描仪由此产生的机械磨损会在一定程度上损坏文件。因此，在扫描操作过程中要注意文件的保护，确保文件的安全。例如，扫描车间的温湿度应控制在适合文件保护的范围内，防止文件出库后因温湿度变化过大而损坏； ;扫描工作期间工作人员的控制，扫描工作台上不要喝水或吸烟，每次扫描工作结束时，应检查扫描仪中是否有文件丢失等。同时，还要确保档案信息的安全，严禁泄露机密或不应当公开的档案信息。
2.保证扫描数据的安全在扫描过程中，主要有两个方面来保证扫描数据的安全。一是定期做好工作中已有数据的备份工作。扫描数据比物理实体更容易丢失。不慎误操作可能导致所有数据丢失。最好扫描机器并使用它，以防止其他工作对存储的数据造成损坏。 二是做好扫描数据的安全管理，谨防外泄。虽然档案文件已从当期撤出，但部分档案仍属于机密，其内容仍不适合公开传播。并且文件数据信息比实体更容易被泄露而不被传播。一张CD或一张U盘就可以把机器里的数据全部复制走，带来的危害就更严重了。因此，应注意扫描数据的保密性，落实保密责任。严禁将用于扫描文件的机器连接到互联网，严禁将个人移动存储设备连接到扫描机器。 3.做好扫描数据的维护 扫描数据的维护主要是保证数据信息的完整性，控制数据质量。一是做好对扫描数据完整性的审核工作。在扫描过程中，由于错误，可能会导致某些文档或文档中的个别页面丢失或重新扫描。如果不及时发现，会给后续的利用工作带来麻烦。因此，我们应该做好对扫描数据的审核工作，以防止因丢失或重新扫描的现象而导致数据不完整或不标准。
二是做好数据信息的质量控制。如果由于机器和操作原因导致数据非常不清晰且无法使用，应重新扫描；数据信息中存在的“噪音”要消除，但“去噪音”工作应区别对待，应按“噪音”对待。 “噪音”是文件本身拥有或人机原因造成的，尽量保留文件的原始标记。 4.遵守扫描程序和执行规定 扫描工作的操作对象是文件实体。由于文件的唯一性而不是证明，文件实体的丢失是不允许损坏的。因此，必须严格遵守扫描工作。操作程序和规定。一是正确处理工作与成绩的关系。成绩的取得是以安全为前提的，违规操作成绩会出问题，肯定会抵消成绩或造成拒收成绩。因此，在日常扫描中，要处处小心，严格执行相关规定，谨防丢失和损坏。二是做好有关程序遵守和法规执行情况的监督。加强对各环节扫描人员的工作指导档案扫描能长期做吗，帮助他们避免一些容易发生的误操作，纠正工作中的不良习惯，确保扫描工作在安全的基础上顺利进行。 5.做好扫描人员保障 扫描人员是扫描工作的主体，也是最活跃的主要因素。重视员工，采取各种保障措施，有利于提高效率，促进工作。一是工作量的合理制定。工作量的制定既要考虑档案部门对扫描工作速度的需求，又要考虑到扫描人员自身的承受能力和熟练程度，使其能够在相对宽松的任务要求下工作。
二是防范相关职业病的发生。一些文件可能会因为存储不当而发霉。工作过程中，扫描仪应佩戴口罩，隔离翻动文件产生的灰尘，减少文件产生的气体对人体呼吸道的刺激，谨防鼻炎及相关呼吸道疾病的发生；扫描仪和计算机会产生一定量的辐射。长期在这些设备前工作会引起头痛、耳鸣、神经衰弱、视力下降等症状。扫描应结合轻松，避免过度疲劳。三是对扫描人员给予适当的经济补偿，作为激励手段，体现人文关怀，鼓励干燥。 三、扫描工作的后续维护1.扫描文件的缝合 扫描工作结束后，应将之前为适应高速扫描仪而拆解的文件重新缝合，恢复原状整理状态。一是缝纫时要耐心轻柔，谨防缺页和页序不均，并检查原文件的完整性。二是在缝制过程中要注意对锉刀的保护，尽量减少因二次缝制对锉刀的再次损伤。在可能的情况下，尽可能使用锉刀上的原始针孔进行缝合。三是修复相关损坏文件。对于文件本身老化或用户操作造成的损坏，应进行修复，修复时应注意保护其原貌，以确保其真实性。还应采取有效的补救措施，保证因老化导致的笔迹褪色和纸张变脆的可用性。
2.档案清点与交接 缝制一定数量的档案后，应进行最后一次清点检查，以确保档案的完整性。在工作中，可能会因粗心造成文件丢失和缝纫错误。应及时发现并采取补救措施。在交接过程中，扫描人员和仓库管理人员应履行相关交接手续，做到权责明确，有据可查。仓库工作人员应在将文件放回仓库之前对文件进行必要的处理。比如对档案进行消毒、杀虫，防止扫描过程中接触到的灰尘、霉菌、害虫等带入，对仓库内其他档案造成感染和损坏。 3.扫描数据的备份工作 文件数据审核通过后，应及时导入单位数据库服务器。但是，由于扫描的数据是以比特流的形式存储在计算机中的，如果计算机系统瘫痪，扫描的数据很容易丢失，无法读取。原则上，除了服务器中的数据外，还应通过其他方式备份扫描数据，备份数据和非冗余数据可以在紧急情况下发挥作用。对于备份策略，应该选择多种存储方式进行备份，即按照原来的“蛋”模式复制几个相同的“蛋”，并将这些“蛋”放置在几种不同的存储模式中。在“篮子”中。这样，无论哪种类型的备份损坏，都可以通过其他类型的备份来恢复。
同时，还应定期检查备份数据，检查存储载体的物理状态以及存储数据的可读性和可用性，以便及时发现和抢救。鉴于目前存储载体的高密度，如果一小部分存储载体出现问题，可能会导致“湮灭”。因此，定期的信息检查对于备份工作是非常必要的。另外，如果数据信息采用特殊格式，还要注意读取该格式的软件备份没有升级。 4.数据出现问题时，不要“急于求医” 一旦数据信息出现问题，应启用备份数据信息进行数据恢复。如果备份数据信息丢失，您应该开始处理丢失或损坏。数据信息被修复。维修必须通过正规渠道进行，不能避免人为操作。对于数据信息的恢复，应该找一家技术强、经验丰富的公司。否则，个人随意操作、误操作、反复维修操作，容易造成信息覆盖，造成二次损坏，增加信息恢复难度，降低数据恢复成功率或增加数据恢复成本，造成机组损坏。更大的经济负担。比如DRS数据恢复中心就是专业的数据恢复单位。他们的技术专家发现，7%的客户在灾难发生后反复打开电脑，导致28%的客户数据无法恢复； 42%的客户在事故发生后没有进行任何操作，数据恢复成功率达到97%； 20%的客户自己修或寄给其他公司修。第二次修复开启的技术难度和修复时间都增加了，成功率会下降。数据修复后，应尽快对修复后的数据进行备份。 《谈档案部门做扫描工作的经验》 文档来源网络，本人编辑整理。本着保护作者知识产权的原则，仅供学习交流，不得用于商业用途。如有侵犯作者权益的，请留言或以站内信息联系我，我会第一时间删除。感谢您阅读而不下载！
