国务院办公厅
关于贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》
关于处理涉及的若干具体问题的意见
国办函〔2001〕1号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委，各直属机构：
为贯彻落实国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号），现就涉及的若干具体问题提出以下处理意见：
1.关于“意见”体裁的使用。“意见”可用于升序、降序和平行文本。作为上层文字，应按照申请公文的程序和要求办理。提出的意见涉及其他部门职权范围内的事项的，由主办部门主动与有关部门协商，达成一致意见后，方可实施；部门可以列出各方原因，提出建设性意见，会同有关部门会签，报上级决定。上级机关应当对下级机关提出的《意见》进行处理或者答复。作为从属文本，案文对执行有明确要求的，下级机关应当按照执行；没有明确要求的，下级机关可以参照执行。所提意见为平行文本，供对方参考。
2.关于“信”的有效性。“信”作为主要语言之一，与其他主要语言具有同等法律效力，由发证机关确定。
3.关于“命令”、“决定”和“通知”三种语言用于奖励时如何区分的问题。各级行政机关应当依照法律规定及其职权，根据奖励的性质、种类、等级、公示范围等具体情况，选择和使用适当的语言。
4.关于起草部门及其内部机构。政府部门（含议事协调机构）一般不得向下一级政府写公文通报与通知在发文时间上的特点，但以信函形式协商工作、提问和回答问题、批准事项除外；由最高一级政府办公厅（办）转发。因特殊情况确需正式向下一级政府下达文件的，应当报本级政府批准，并在文件中注明政府批准。
本部门内除办公（室）外，不得正式对外写信。含义是：本部门内部部门不得向本部门以外的其他机关（包括制度）发布政策和规范性文件，不得更换本部门。应当由部门批准下发的事项，由其批准下发；确需与相应的其他机构沟通时，只能以信函的形式书写。
“信函格式”是指不同于公文格式中的“公文格式”的“信函格式”。以信函形式书写时，应注意选择与书写方向和公文内容相一致的语言。
5.关于签发联合文件时的签发机关的顺序和编号。行政机关共同出具文件，主办机关列在首位。行政机关与相应的党机关、军事机关、人民团体共同编写文件，按照党政军群众的先后顺序排列。
行政机关联名书写的，应当注明主办机关的刊号；与其他机构的联署，原则上使用前一机构的期号，也可以协商确定，但只能标注一个机构的期号。
6.联名会签。一般情况下，承办单位先对联署意见进行签字，协办单位依次会签。副本通常不用于会签。
7.关于联合书写使用印章。为简化手续，提高效率，行政机关将联合报送文件，并加盖保荐人公章。
8.关于保密期的标注。涉及国家秘密的公文，有明确保密期限的，应当标明，否则按照《国家秘密保密期限条例》（国家令第2号）第九条的规定执行。保密局1990年），即“任何文件未注明或未告知保密期限。对于国家秘密事项，保密期限按照绝密事项30年，秘密事项20年确定。重要的事情，秘密的事情是 10 年。”
9.关于笔记的位置。“备注”置于书面日期和印章之下通报与通知在发文时间上的特点，印记之上。
10.关于“主要负责人”的含义。主要负责人是指各级行政机关的主要负责人或者工作的负责人。
11.关于公文使用国际标准A4型纸。各省（自治区、直辖市）人民政府和国务院各部门已做好准备，公文纸张自2001年1月1日起可采用国际标准A4型；对于那些还没有做好准备的，积极创造条件尽快采用国际标准A4型。省级以下人民政府及其下属机构和国务院各部门下属机构采用国际标准A4的时间，由省（自治区、直辖市）人民政府和有关部门确定国务院。
国务院办公厅
2001 年 1 月 1 日
